Frachtrechnungen werden üblicherweise elektronisch an die hinterlegte Rechnungs- oder Kontaktadresse übermittelt. Welche Adresse verwendet wird, sollte bereits bei der Buchung feststehen, damit die Rechnung ohne Verzögerung an die Buchhaltung gelangt.
Darauf sollten Unternehmen achten
Je genauer die Angaben bei der Anfrage sind, desto zuverlässiger lassen sich Fahrzeug, Handling und Termin planen. Nachträgliche Änderungen können eine neue Prüfung erforderlich machen.
- Eine separate Rechnungs-E-Mail kann sinnvoll sein, wenn Disposition und Buchhaltung getrennt arbeiten.
- Spamfilter oder Tippfehler in der Adresse können die Zustellung verhindern.
- Für Rückfragen sollte die Rechnungs- oder Buchungsnummer genannt werden.
Welche Angaben sind für die Spedition wichtig?
Firmenname, Anschrift, USt-IdNr. und gegebenenfalls Bestell- oder Kostenstellenreferenz sollten vor Rechnungserstellung geprüft werden.
Bei Überweisungen erleichtert eine eindeutige Rechnungs- oder Buchungsreferenz die automatische Zuordnung der Zahlung.
Entscheidend ist, dass die bei der Anfrage gemeldeten Angaben mit der tatsächlichen Sendung übereinstimmen. So lassen sich Rückfragen, Fehlfahrten und unnötige Nachberechnungen vermeiden.
Kurze Checkliste
- Billing-E-Mail prüfen
- Rechnung archivieren
- Referenz für Rückfragen speichern
Passende weiterführende Informationen finden Sie unter Kann ich eine separate E-Mail-Adresse für Rechnungen verwenden?, Welche Angaben stehen auf einer Frachtrechnung? sowie Wann ist die Zahlung für einen Transport fällig?.